Soluciones Integrales para Eventos de Alto Impacto
CUIDAMOS TODOS LOS DETALLES
Nos hacemos cargo de su congreso al ser nombrados organizadores del mismo y nos integramos a la Comisión de Trabajo para lograr una impecable coordinación entre el organizador e Impacta Events and Travel. Todo ello, a fin de trabajar de la mano para lograr un evento exitoso.
ORGANIZACIÓN
Nos encargamos del manejo integral o parcial de su congreso
- Administración del programa científico y/o técnico
- Manejo de conferencistas invitados
- Manejo de trabajos libres
- Desarrollo de sesiones de Soporte
- Coordinación de Infraestructura y Logística
- Materiales impresos
- Diseño e Impresión de CD-Rom
Servicio de patrocinios y recaudación de fondos
- Diseño de programas de patrocinio y recaudación de fondos
- Comercialización y Mercadeo del programa de patrocinios y recaudación del ingreso por ventas
- Manejo logístico de los Patrocinadores
- Manejo de Relaciones con patrocinadores
- Facturación y cobro
- Reportes y estadísticas
Marketing e imagen corporativa del congreso
- Investigación del mercado
- Búsqueda de congresos de la especialidad o afines
- Preparación de Plan de promoción a nivel internacional
- Diseño de imagen corporativa del congreso, desarrollo de logo del congreso
- E-Marketing, desarrollo e implementación de web site del congreso
- Campaña de e-marketing, desarrollo de boletín electrónico
- Materiales impresos: afiches, programa preliminar (diseño y mensaje)
Planificación Estratégica y Desarrollo Logístico
- Se designará un Coordinador General
- Selección del lugar
- Secretaria del congreso
- Manejo de Inscripciones, procesamos las inscripciones (vía website o vía fax)
Software de Inscripciones vía Website
- Inscripciones
- Hotel
- Traslados Aeropuerto
- Actividades (tours opcionales, cenas, etc)
- Agenda de reuniones
- Credenciales
- Reportes
Hospitality Desk en Sede del Congreso
- Reconfirmación de vuelos de retorno
- Re - emisión de boletos
- Endosos de Tickets
- Cambios de fechas
- Información variada sobre la ciudad y sus atractivos
- Información de itinerarios de vuelos
- Coordinación de Transporte
- Asistencia en general
Programa de Acompañantes
- Según la ciudad elegida Impacta Events dispone de una serie de tours especialmente diseñados para acompañantes
Gerencia de Hoteles
- Negociación con los hoteles
- Hotel PRINCIPAL para conferencistas invitados
- Hoteles alternativos
- Bloqueo de habitaciones
- Respuesta a los participantes dentro de las 24 horas de solicitada la reservación
Servicios de Atención al Invitado
- Trasnporte Turístico
- Recepción en Aeropuerto y traslado a Hoteles
- Personal de Protocolo Traslados Hoteles